L'UNICEF RECRUTE recrute UN (E) SENIOR EXECUTIVE ASSISTANT
Grade : GS-6
Lieu d’affectation : Conakry
Type de contrat : Fixed Term (FT)
Durée : 1 an (renouvelable)
Avis de Vacance n° : VA/2012/GS/006
Date de clôture de la publication : 31 MArs 2012
1. Objet du poste, Principales Tâches et Responsabilités
Sous la supervision du Représentant, l’Assistant(e) aura à accomplir les tâches suivantes :
- Organiser les rendez-vous et gérer le calendrier du Représentant, recevoir les visiteurs de haut rang, filtrer les appels téléphoniques et répondre aux requêtes avec discrétion ;
- Préparer les documents d'information à utiliser lors de voyages officiels ou les réunions spéciales ;
- En charge des questions liées au protocole, y compris l'organisation des réunions avec les personnalités de haut rang ainsi que les réceptions officielles données par le Représentant ;
- Participer à l'organisation et à la préparation des réunions du personnel et/ou des réunions spéciales ainsi que préparer les compte rendus ;
- Préparer les traductions informelles et, au besoin, faire office d'interprète ;
- Recevoir, enregistrer, orienter les correspondances, y attacher les documents d'informations nécessaires et maintenir un système de suivi
- Sélectionner et préparer des résumés pertinents et entreprendre des recherches pour plus d'informations ;
- Coordonner les services de secrétariat du bureau, répartir les tâches spéciales aux autres secrétaires et vérifier la correspondance pour la signature du Représentant. Briefer et former les nouveaux secrétaires et donner des orientations aux autres secrétaires sur les procédures de bureau ;
- Préparer les drafts non substantiels des correspondances et assurer le suivi ;
- Prendre des notes, en utilisant des raccourcis, sur une variété de sujets et transcrire, en s'assurant que l'orthographe, la ponctuation et le format soient corrects. Taper/saisir des correspondances, documents et rapports, etc, dont certains sont hautement confidentiels ;
- Tenir les documents sur les Politiques ainsi que les dossiers confidentiels de la Représentation ;
- Maintenir les listes de noms, adresses et numéros de téléphone des Ministres, des Responsables gouvernementaux et des Membres du Corps diplomatique ;
- Faire les arrangements de voyage pour le Représentant, et exercer les fonctions de liaison avec les autres Sections/Unités ;
- Effectuer toute autre tâche.
2. Qualifications et compétences requises:
- Etre titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires, complété par une formation supérieure en secrétariat de direction ou dans un domaine équivalent ;
- Avoir une expérience professionnelle d’au moins 6 (six) ans qu’Assistante de Direction ou d’Assistante Administrative, de préférence dans une agence du système des Nations Unies ;
- Etre capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe ;
- Avoir la capacité à exprimer les idées et les concepts oralement et par écrit d’une façon aussi claire et concise que possible ;
- Avoir la capacité de travailler dans un environnement international et multiculturel ;
- Avoir une maîtrise du français et de l’anglais ;
- Avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word, PowerPoint).
Les dossiers de candidature devront comprendre une lettre de motivation, un curriculum vitae détaillé, un formulaire P11 dûment complété (voir le lien ci-après http://www.unicef.org/about/employ/files/P11.doc), les photocopies des diplômes et attestations des services rendus, les coordonnées de contact telles que l’adresse physique, les numéros de téléphone fixe et cellulaires, les références et tout autre document renseignant sur la carrière du candidat.
Les dossiers de candidature devront clairement indiquer le titre du poste « Senior Executive Assistant » ainsi que la référence de l’avis de vacance «VA/2012/GS/006».
Les dossiers seront adressés au Chargé des Ressources Humaines et envoyés à l’adresse électronique ci-après : conakryHR@unicef.org ou déposés au Bureau de l’UNICEF Conakry, sis Corniche Nord, Immeuble KOUBIA ou au bureau de zone de l’UNICEF le plus proche.
SEUL(E)S LES CANDIDAT(E)S RETENU(E)S SERONT CONVOQUE(E)S
Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.
